1.7 考虑五方面，让沟通更有效

不管是要进行什么样的沟通，事先自问下面列出这五个方面的简单问题，不但能使你的沟通更有机会成功，还能够使你沟通起来更轻松。

原因（目的）

· 我为什么要进行这个沟通？

· 我沟通的真正原因是什么？

· 我希望以此引起什么结果？改变对方的态度或看法？

· 我希望在沟通之后对方会做些什么？

· 我的目的是什么？告知、说服、影响、教育、同情、娱乐、建议、解释还是刺激想法？

对象

· 谁是我的听众（听者或读者）？

· 他（们）是什么样的人？他（们）有什么样的个性、教育背景、年龄、地位？

· 他（们）对信息的内容可能会有什么样的反应？

· 他（们）对信息的主题已经了解多少？很多？不多？完全没有？比我知道的多或少？

时间和地点

· 对方会在哪里接收我的信息？在办公室里，随手就可以取得相关的数据；还是远离相关的场所，所以我可能需要再提醒他们相关的事实？

· 我的信息处在整个事件的哪个环节？我在回答对方的问题吗？这是对方第一次听到这个主题或问题吗？

· 我跟对方的关系如何？信息的主题是引起我们之间意见不和的原因吗？整个气氛是紧张还是和谐？

· 回答了上面这些问题后，要回答下面这几个问题也会更容易，比起你直接跳到“我要说什么？”更有帮助。

内容（主题）

· 我到底想说什么？

· 我需要说什么？

· 对方需要知道什么？

· 哪些信息我可以省略？

· 哪些信息我一定要包含，以达到：

清晰（clear）

积极（constructive）

简洁（concise）

正确（correct）

礼貌（courteous）

完整（complete）?（这是有效沟通的6C原则）

方式（语气和风格）

· 如何传达我的信息？用文字，用图片，还是两者都用？用什么样的文字，什么样的图片？

· 什么沟通媒介最合适？书面还是口头？电子邮件、便条还是一通电话？写信（电子邮件或书面邮件）还是碰面会谈？书面报告（通过网络寄送或邮寄）还是口头报告？

· 如何组织各项重点？是用演绎的方式（先提重点，然后说明／举例／图解），还是用归纳的方式（先说明／举例／图解，然后把重点归纳出来）？

· 如何达到预期的效果？我该采取什么语气，以达到目标？我应该采用或避免哪些字眼，以产生恰当的语气？

有时候，这些问题的答案并不难找，甚至是非常明显。但是要小心，我们很容易只从自己的角度看事情，忘了对方可能会有不同的观点。因此，在沟通比较棘手或复杂的事情之前，最好先把这些问题想一遍。甚至是在日常的沟通中，也把这些问题谨记于心。这样可以防止你“说话不经大脑”，写电子邮件时这种情况就特别容易发生。

如果是非常棘手或敏感的问题，最好在动笔或开口前几天，甚至几星期之前，就开始思考这些问题。