第一节 采购计划制订
讲师提醒
采购计划就是要确定如何进行采购物料和服务，以最好地满足生产需求的过程。它重点需要考虑的问题包括：是否采购、采购什么、采购多少、怎样采购及何时采购。
一、编制采购计划的作用
制订采购计划时，首先要进行市场调查，从而了解有哪些可能的供应商，以及他们提供的物料和服务的质量、价格等。
制订采购计划的作用如图3-1所示。
图3-1 制订采购计划的作用
二、采购计划的种类
一般而言，采购计划有年度采购计划、月度采购计划、日采购计划、日常经营需求计划。具体如图3-2所示。
图3-2 采购计划的种类
三、编制采购计划的依据
制订采购计划时，应考虑年度营销经营计划、年度生产计划、用料清单、库存情况、公司资金供应情况等相关因素，对经营活动的急需物品，应优先考虑。具体在制作时要考虑七点因素，如图3-3所示。
图3-3 编制采购计划的依据
1.年度营销计划
除非市场出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划多以营销计划为起点。而营销计划的拟订，又受到销售预测的影响。销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如国内外经济发展情况（GDP、失业率、物价、利率等）、技术发展、竞争者状况等，以及内部可控制因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及公司声誉等。
2.年度生产计划
一般而言，生产计划源于营销计划。若营销计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业的财务负担；反之，过度保守的营销计划，将使产量不足以供应客户所需，丧失了创造利润的机会。因此，常因营销人员对市场的需求量估算失当，造成生产计划朝令夕改，也使得采购计划与预算必须经常调整修正，从而使物料供需长久处于失衡状态。
3.用料清单
若产品工程变更层出不穷，会导致用料清单难以做及时的反应与修订，以致根据产量所计算出来的物料需求数量与实际的使用量或规格不尽相符，从而造成采购数量过多或不及、物料规格过时或不易购得。因而，采购计划的准确性，有赖于维持最新、最正确的用料清单。
4.存量管制卡
由于应购数量必须扣除库存数量，因而，存量管制卡记载是否正确也会影响采购计划的准确性。这包括：料账是否一致、物料存量是否全为良品。若账上数量与仓库架台上的数量不符，或存量中并非全数皆为规格正确物料，这将使仓储的数量低于实际的可取用数量。故采购计划中的应购数量将会偏低。
5.物料标准成本
在编订采购预算时，对将来拟购物料的价格预测不容易，故多以标准成本替代。如果该标准成本的设定，缺乏过去的采购资料等依据，也无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等组合或生产的总成本，则其正确性会降低。因而，标准成本与实际购入价格的差额，即是采购预算准确性的评估指标。
6.生产效率
生产效率的高低，将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低，会导致原物料的单位耗用量提高，从而使采购计划中的数量不够生产所需。当生产效率有降低趋势时，采购计划必须将此额外的耗用率计算进去，才不会发生原物料短缺的现象。
7.价格预期
在编订采购金额预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景气情况等多加预测，甚至将其列为调整预算的因素。但由于个人主观的判定与事实的演变常有差距，也可能会造成采购预算的偏差。
四、编制采购计划的步骤
1.将物料分类
首先必须将所需采购的物料依其本身重要性分类处理，通常可分四大类，如图3-4所示。
图3-4 物料的四大类
2.分析与采购相关的资料
（1）生产计划。由销售预测加上人为的判断，即可拟订销售计划或目标。销售计划，是表明各种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划则依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订。
（2）用料清单（BOM）。生产计划只列示产品的数量，若想直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，则需借助用料清单。
该清单是由研发或产品设计部门拟订的，内容列示各种产品由哪些材料所制造或组合而成。根据该清单可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量。而用料清单所列的耗用量即通称的标准用量，与实际用量相互比较，可作为用料管制的依据。
【精益课堂】物料用料清单
以下提供一份物料用料清单的范本，如下表所示。
物料用料清单
确认： 审核： 制定：
（3）存量管制卡。若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量。同样，若材料有库存数量，则材料采购数量也不一定要等于根据用料清单所计算的材料需用量。因此，必须查阅物料的存量管制卡，以确切了解某一物料目前的库存状况，再依据用料需求数量，并考虑购料的作业时间和安全存量水准，从而算出正确的采购数量。
【精益课堂】存量管制卡
以下提供一份存量管制卡的范本，如下表所示。
存量管制卡
卡号：
3.决定各类物料采购数量
综前所述，生产计划、用料清单或材料需求计划以及存量管制卡是决定采购数量的主要依据。因而，可依图3-5所示步骤来计算。
图3-5 各类物料采购数量计算的步骤
采购限额的计算公式为：
生产需要量+最高存货限额–期末存货=最高采购限额
生产需要量+最低存货限额–期末存货=最低采购限额
4.填写采购计划表
接下来就是将计算出来的数量及其他信息填入采购计划表里。一般而言，一些管理规范的企业都有标准化的表格，这时就只要将相关信息填入就可以了。如果企业没有这样的标准化表格，则需要根据实际情况来加以制作。
【精益课堂】采购计划表
以下提供几个采购计划表的范本供制作时参考，如下表所示。
物料年度采购计划
编号： 制表人：
批准日期： 审核日期：
物品采购月计划
编号： 日期：
批准日期： 审核日期： 编制人：
订单采购计划表
编号： 日期：
批准日期： 审核日期： 编制人：
物品定期采购计划表
编号： 日期： 年 月 日
