第二节 公文种类

一、文种名称

公文是一种独立的文体，它是由若干具体文种组成的，由于这些种类的性质、作用有别，我们为每一个具体的公文种类分别赋予了具体的名称，如“通知”、“意见”、“报告”、“请示”、“总结”、“计划”等，这就是公文的文种。

根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，党政机关使用的主要文种为15个，即“决议”、“决定”、“命令（令）”“意见”、“通知”、“通报”、“公报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“纪要”、“公告”、“通告”与“议案”。由于这15个文种是党和国家在公文管理法规中明确规定的，所以一般称其为法定文种。

1．命令（令）

国家机关使用的一个公布性文种。主要用于发布重要行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。具体分为：用于公布国家法律和行政法规的为“公布令”，如《中华人民共和国主席令》（第×号）；用于发布某些重大的行政措施和活动的为“行政令”，例如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》；用于任免、奖惩、特赦、戒严的为“任免令”、“嘉奖令”、“特赦令”、“戒严令”和“通令”。例如中央军委发布的《关于嘉奖小汤山医院全体官兵的通令》《国务院、中央军委关于给武警水电三峡工程指挥部记二等功的命令》。

2．议案

国家行政机关专用的一个文种。即向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的公文，例如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。

3．决定

党政机关使用的下行文的一种。用于对重要事项、重要问题或者重大行动作出安排及决策。奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。例如《中共中央、国务院、中央军委关于授予杨利伟同志“航天英雄”荣誉称号并颁发“航天功勋”奖章的决定》《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》。

4．决议

党政机关使用的下行文的一种。用于经过会议讨论通过的重大决策事项。例如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》《中共河北省委关于开除刘青山、张子善党籍的决议》《全国人大常委会关于大兴安岭特大森林火灾事故的决议》。

5．公告

党和国家高级机关使用的公布性文件的一种。用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。例如《全国人民代表大会常务委员会关于撤销成克杰第九届常务委员会副委员长职务的公告》《中华人民共和国外交部公告》。

6．通告

党政机关使用的一个公布性文种。用于在一定范围内，公布应当遵守或者需要周知的事项。例如《××市人民政府关于禁止随地吐痰、乱扔乱倒杂物的通告》《中华人民共和国公安部、邮电部关于保护通信电缆线路的通告》等。

7．通知

党政机关使用的下行文的一种。用于发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达上级机关的指示，要求下级机关办理和需要周知或者执行的事项。通知按其所起作用的不同，又具体划分为用于颁布行政法规的“公布性通知”；用于批转下级机关来文的“批转性通知”；用于印发、转发上级机关、同级机关或不相隶属机关来文的“转发性通知”；用于对下级机关某项工作有所指示的“指示性通知”；用于告知一般事项的“一般性通知”；用于通知有关开会事宜的“会议通知”；用于发布有关任免事宜的“任免性通知”。例如《中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》《国务院关于切实加强艾滋病防治工作的通知》。

8．通报

党政机关使用的下行文的一种。用于表扬先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。按其内容，可以分为表扬性、批评性、指导性和沟通情况性四种。例如《国务院办公厅关于江西上栗县“3·11”特大爆炸事故情况的通报》。

9．报告

党政机关使用的上行文的一种。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求。报告一般分为七种：一是综合性工作报告；二是专题性工作报告；三是一般情况反映的报告；四是要求上级批转的报告；五是错误检查报告；六是例行工作情况报告；七是报送文件和物品的报告，一般称为“文件头”。

10．请示

党政机关使用的上行文的一种。用于向上级机关请求指示和批准。

11．批复

党政机关使用的下行文的一种。用于答复下级机关的请示事项。它是根据下级机关的请示而制发的，针对性、目的性很强。

12．纪要

党政机关使用的中性行文的一种。用于记录会议主要情况及决定事项，要求与会单位共同遵守和执行。会议纪要在行文关系上，可以采取转发（印发）或直接发出的形式，类似于通知，发给下级机关贯彻执行；也可以报送给上级机关，类似于会议情况报告，向上级机关反映情况；还可以发给平级有关机关，类似于公函，使对方知晓，便于沟通情况。

13．函

党政机关公文中唯一的一个平行文。用于机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。函亦称公函，与便函不同。使用函要符合公文的文件标准格式要求，否则属于便函。例如《国务院办公厅关于出国举办经济贸易展览会审批管理工作有关问题的函》《国务院办公厅关于20 × ×年第××届全国城市运动会承办地点的函》《××省人民政府研究室关于举办公文写作培训班的函》。

14．公报

党政机关使用的公布性文件的一种。用于公开发布重大事件或重要事项。例如《中国共产党第十八届中央委员会第一次全体会议公报》。

15．意见

党政机关公文中既含上行又具有下行意义的一种公文，用于对重要问题提出见解和处理办法。一般情况下，来自下级机关的“意见”只具有参考建议性质，一经上级机关批转或批准，即转化为决策性的文件；另一种是出自于上级机关的“意见”，虽然文种名为“意见”，但这里的本质含义已非建议的意思，而是具有指挥性、决定性。目前在实际工作中，这种来自于下级或上级的“意见”有逐渐增多的趋势，它有利于促进机关工作作风的民主化，增强党政机关公文的公关意识。例如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于健全和完善村务公开和民主管理制度的意见》《中共中央、国务院关于进一步加强农村工作，提高农业综合生产能力若干政策的意见》。

除上述15种法定公文以外，在党政机关、人民团体和企事业组织的实际活动中，还经常使用以下几十种常用的应用性文种或法规性文种：

1．条例

适用于党中央制定、规范党组织工作、活动和党员行为的规章制度。“条例”又是国家行政法规、地方性法规的主要形式。例如《中国共产党党内监督条例（试行）》《婚姻登记条例》。

2．规定

在党内用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范；同时，它又是国家行政法规、地方性法规、部门规章（即国务院各部门规章）、政府规章（即地方人民政府规章）的主要形式。例如《播音员主持人持证上岗规定》。

3．计划

即对工作的预想和打算的书面化。计划的种类按内容可分为综合性的工作计划、专项（题）性的工作计划；按时间分为年度计划、季度计划、月份计划、周计划；按范围可分为国家计划、单位计划、部门计划、科室及车间计划；按性质可分为规划、计划、安排、打算、设想、方案、预案和工作要点。

4．规划

计划性文件的一种。它一般是带有全局性、长远性和方向性的中期（一般指三年以上）计划。

5．工作要点

计划性文件的一种。它以简要的文字，反映一个单位在一定时间内工作计划的主要方面和要点，内容十分扼要。

6．专用书信

指具有专门用途，形成特殊写法的函件，主要有介绍信、证明信、慰问信、表扬信、喜信（报）、贺信（电）等。

7．工作总结

是在工作实践中，对客观事物规律的认识而形成的文字材料。它有两个特点：第一，是对前一阶段工作或某一项工作做完之后所做的总的、全面的检查和回顾。第二，是在工作实践中人们从感性认识到理性认识的飞跃过程，它要对整个工作进行分析、评定和综合，揭示出事物的本质，找出工作的规律，以便指导今后的工作，所以总结是实践的本质概括。

8．讲话稿

通常是指领导同志代表组织在一定的会议上，就有关方针政策、思想、工作、作风等问题，所作的带有指导性的讲话而使用的书稿。

9．开幕词

举办会议的主要领导人，代表大会作出的纲要性讲话，用以阐明大会的宗旨、性质、任务、目的、议程、安排、要求等。开幕词集中地体现了大会的指导思想，对大会起指导作用。

10．闭幕词

会议结束时，举办会议的主要领导对大会进行的各项议程和会议情况所做的估价和概述，突出解决的主要问题和收获，提出贯彻会议精神的希望和要求。

11．简报

用于下情上报、上情下达、互通情况和交流信息。在机关内部具有广泛的使用范围，诸如机关内部编发的“××动态”、“××信息”、“××简讯”、“情况反映”、“××情况”等均属简报范畴。简报有定期与不定期、工作简报、会议简报与情况简报之分。

12．调查报告

开展调查研究，是机关领导工作的基本功之一。在机关工作中，常常要对某个问题、某一事件、某项经验、某种情况开展调查，在有丰富材料的基础上，经过科学的分析研究，或说明问题、或澄清情况、或揭示它的本质和规律，把这些调查的成果写成文字材料，就是我们通常所说的调查报告。

13．大事记

指一个地区、一个单位把重大事件或活动按时间顺序记载下来的文种。

14．章程

是党政机关或社会团体，为规范本组织的成员而对本组织的内部事务（如宗旨、组织、权利、义务等）作出的共同遵守的集体决定，如党章、团章、工会章程等，也是业务部门办事的一种规章（如招生简章、招工简章）。

15．细则

是为贯彻实施某一法规而在要求、办法上的具体化，是业务主管部门或下级机关贯彻实施某一法规中的某几条条款而作的详细规则。例如《重要工业品自动进口许可管理实施细则》（2002年1月15日由国家经贸委、海关总署联合发布，是为具体贯彻实施《中华人民共和国货物进出口管理条例》而制定的）。

16．制度

是为规范有关人员、集体或个人活动所明确的制约规则。如医疗保险制度、保密制度、作息制度、会议制度、安全卫生制度等。

17．办法

是对某一方面的具体工作手续和措施加以条理化和制度化，使有关部门在办理中有所遵循。例如《公路车辆通行费收取与管理办法》《保守国家秘密实施办法》《商业银行柜台记账式国债交易管理办法》等。

18．守则

是在一定范围内为工作人员或社会成员所规定的简明道德规范和行为准则的文种。例如《国务院工作人员守则》《北京市民守则》等。

19．布告

国家行政机关用于公布应当普遍遵守或周知的事项时使用的文种。发布者局限于某一级政府机关，不适用于机关下属的某一行政主管部门。例如《国务院关于保护森林制止乱砍滥伐的布告》。

20．批示

上级机关对下级机关报来的报告、总结、计划等文件，就其中的某一成功点、问题之处所作的批语，它具有指示性。

21．规则

为了保证工作的顺利完成，对其所进行的程序、方式、方法及要求，写成条文，形成制度，要求有关人员严格遵守，不得违反。例如《国务院工作规则》。

22．会议工作报告

它是某一级组织的代表人向会议所作的工作报告，以提交大会进行讨论并作出决定，如党代会上的工作报告、人代会上的政府工作报告等。这类报告不是讲话稿，更不是发言稿，而是包含对前一个时期的工作进行总结以及对今后一个时期的工作作出部署等内容。

23．祝词

以组织或领导人的名义，对某一重要会议、重要活动或在政治、经济、科技、文化、教育等方面取得的重大胜利，以及某一国家、某一政党、某一重要人物的纪念性活动表示祝贺而作的致词。

24．声明

是对某些问题或事件表明自己的观点、态度和主张的文书。它的使用者可以是一个国家的政府或一个政党，也可以是某一个组织或单位。涉及双边、多边事项共同签署的声明，称作“联合声明”。如2004年5月17日中台办、国台办就当前两岸关系问题发表的声明。

25．述职报告

是对一个时期内执行岗位职责的实践活动进行自我评述的总结报告。

26．公开信

面向社会公开发布的书信，它的发布者应是党和国家的某一机关、部门，或者是党和国家直接领导的人民团体。例如《中国女足队致全国球迷的公开信》。

27．纲要

计划的一种。是指带有远景发展设想的提纲挈领式的文字计划，具有较强的政策性、思想性与指导性。例如《公民道德建设实施纲要》《建立健全教育、制度、监督并重的惩治和预防腐败体系实施纲要》。

28．工作研究

是指对实际工作中最主要的具有普遍意义的新问题，进行研究探讨、提出见解和主张，为领导决策服务或参与社会需要所引起的公开讨论。

29．方案

计划的一种。对未来要做的某一重要的专门事项，从总体筹划上作最佳选择和安排。例如《药品监督管理体制改革方案》。

30．安排

计划的一种。对短时期内的某一具体工作所提出的计划，它是年度、季度工作（生产、经营）计划的具体分解。例如《××商厦关于2015年7月份商品经营的安排》《××大学关于2015年暑假期间的工作安排》《××市公安局关于开展打击电信诈骗专项斗争的安排》等。

31．设想

计划的一种。属初步构想的粗线条的非正式计划，具有参考性、理想性与一定的可变性，在时间上大都在10年以上。例如《××市人民政府关于海滨新区经济建设今后十年（2009年至2019年）发展设想》。

32．决策方案报告

是指一个部门、一个单位根据有关的数据和资料，对管理工作中的现实或未来的重大问题进行分析、研究、对比、论证，提出可供领导选择或采纳的决策方案。

除上述外，还有竞聘演讲词、考察报告、协议书、行政奖励及处分决定、公约、讣告、悼词、工作纪实等，种类十分繁杂。

二、正确使用文种

要准确地把握和使用公文的文种，做到不错用、不滥用，就必须明确以下几点：

1．文种的法律地位

公文的文种，有一部分是党和国家通过公文法规的形式加以确定的，我们通常称这一部分文种为“主要文种”或者“正式文种”，在公文学术界也称之为“法定文种”。综前所述，党政机关法定文种共有15个。

与法定（主要、正式）文种相对应的是非法定（非主要、非正式）的文种，它不是党和国家公文法规中加以确认的，而是人们在长期的公文写作实践中约定俗成的。例如“计划”、“总结”、“考察（调查、纪实）报告”、“工作研究”、“告人民书”、“公开信”、“声明”、“宣言”、“章程”、“规则”、“细则”、“守则”、“开幕词”、“闭幕词”、“大会工作报告”、“典型材料”、“大事记”、“演讲词”、“条约”、“协议”、“专用书信”、“简报”、“信息快报”、“方案”、“安排”、“纲要”、“规划”、“设想”、“布告”、“批示”、“制度”等等。

“法定文种”（正式、主要文种）与“非法定文种”（非正式、非主要文种）由于法律地位上的不同，决定了前者可以独立行文，而且行文时可采用国家标准的公文格式；后者不具有独立行文的资格，也不能使用党和国家公文法规中正式规定的标准公文格式。“非法定文种”（非正式、非主要文种）要上报或下发时，只能从“法定文种”中寻求一个文种来做它的载体，载运着它行文，一般管这个载体叫“文件头”。“文件头”大都用“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来充当。

2．文种名称的作用

从表面上看，文种名称只不过是一个代号，其实不然。它所包含的道理是相当丰富、深刻的。具体表现在：

（1）不同的文种名称，为我们点出了不同文件的性质。

如命令（令）、通缉令、嘉奖令、惩戒令等文种，都有一个共同的“令”字，但由于“令”字包含指使的意思，又属于使令性的动词，所以，在使用令、命令、通令等作为文种名称时，都具有指令性质；又如通知、通报都有一个“通”字，“通”即传达的意思，“知”和“报”包含知道的意思，所以在使用通知、通报等作为文种名称时，基本属于告知性、周知性文件；再如纪要，“纪要”即概述其要点的意思，所以，我们说会议纪要属于会议文字记录性的文件。

（2）不同的文种名称，反映了文件不同的行文方向。

如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关的首脑核心，决策之后要由下属部门去执行，所以，它们的行文方向必然是自上而下；又如请示这个文种，“请示”二字的含义是请求给予批示，这个含义本身就十分明确地告诉我们，请示的行文方向是自下而上的；再以“函”为例，“函”这个字的本义是书信，书信是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务时使用的一种文体，它不存在哪一方可以使用、哪一方不可以使用的问题，所以反映到“函”上，便产生了对上、对下以及平级机关或单位之间均可使用的多种行文方向。

（3）不同的文种名称，表达了文件的不同目的或要求。

如布告、公告、通报、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情向人陈述、告知的意思，因此这四个文种的行文目的在于向人们（或组织）周知、告诉某一事项；又如“指示”二字，其含义是指点、指导、示意，即指以正确的方向，那么作为公文的指示，显然其行文的目的在于指导工作，要求下级机关或单位循此前进；再如公文中的批复，这个名称非常明显地告诉我们，行文的目的是上级对下级作出的批示和答复。

（4）不同的文种名称，揭示了不同文种的各自特点。

以公告、报告两个文种为例，虽然都有一个“告”字，均属陈述、告知性的文件，但前一个“告”受“公”字的限制，后一个“告”被“报”来修饰，“公”包含公开的意思（更包含代表党和国家的意思），“报”在这里可视为向上级汇报来理解。把“公”与“告”联系起来即公开告知，所以公告是面向全社会的告知性文件，它的对象是广大人民群众及各个单位；而“报”与“告”联系起来，是向上级汇报、陈述，所以它是面向上级的陈述性文件。又如请示、报告，虽同属上行文，但“请示”这个名称是请求给予批示，“报告”的含义是向上级汇报、陈述情况，从两个文种含义的趋向来看均属向上，这是相同的，但一个对上级有肯定性的要求，由此会引出复文；另一个对上级则没有肯定性的要求，不会引出复文，所以，它们又是两个不同性质的文种。决定、决议同属一类，都是决策性文种，但一个是“议”，一个是“定”，“议”说明此文所决策的问题是经过会议集体讨论通过，“定”是制定的意思，制定决策的形式是多种多样的，有的是经过会议讨论通过的，也有的是某一机关、组织直接制定的。

综上所述，文种的名称具有概括标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的和要求的重要作用。正因为如此，在拟制公文时，一定要注意准确地选用文种，如果文种名称使用不当，可能会发生越权的错误，或者是给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。由此可见，正确使用文种是一件很严肃的事情。

3．确定和使用文种的要求

（1）文种名称的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称。

法定公文的15种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。目前在一些单位的行文中出现的“请示报告”、“告示”、“申请报告”、“意见报告”等，就是把两个不同的文种名称合并或缩减在一起使用，这样随便给公文文种起名的做法是不严肃的。

（2）文种名称的确定和使用，要依据制文机关的权限进行，不可超越职权。

令与命令，是具有指令性质的文件，常言说“令行禁止”，所以，在实际工作中，只有国家的高级领导机关、军事机关一般才可使用，倘若基层单位也来发布令、命令，就失去了令、命令的严肃性和应有的作用。又如公告，虽属于告知性文件名称，但这个“公”字包含代表党和国家的意思，也就是说只有党和国家的高级管理机关才有资格使用。但从目前的实际情况来看，对于这一文种的使用显然很不规范，随意性很强。不仅一些中下层党和政府所属部门用，就连一些基层的单位也用，特别是工商系统，其内容并无法规中所规定的重要事项或者法定事项，只是些一般性的事项，显得很不严肃。这种滥用“公告”的做法，从实质上说是一种越权行为。

（3）文种名称的确定和使用，要依据行文的关系进行，充分考虑到与收文机关的组织关系。

具体地说，收文机关是自己的上级组织，在文种名称的选用上只能采用“请示”、“意见”或者“报告”；向自己下属组织发文时，一般应选用“通知”、“决定”、“决议”、“意见”、“通报”及“会议纪要”等文种名称；公开向社会群众公布某一周知或应当遵守的事项时，应选用“命令”、“令”、“公告”、“公报”、“布告”和“通告”；向平级单位或没有隶属关系的单位行文时，主要使用“函”。

（4）文种名称的确定和使用，需考虑发文的具体目的与要求。

例如，行文目的是请求上级给以指示、帮助和支持的，就应用“请示”、“意见”；用于向上级汇报工作、反映情况的，可用“报告”；用于推动、指导下级工作的，可用“通知”（指示性通知）；目的是为了告知下一级某一事项的，应使用一般性“通知”；为了商洽、联系、询问某一事项时，应使用“函”，等等。总之，只有熟悉各个文种的性质、用途，切实把握文种名称的内涵与外延，才能准确地使用文种，这对发挥公文的应有作用、提高公文处理工作的效能，具有直接和重要的影响。

三、怎样辨析近似易混文种

公文中有些文种的名称、性质、作用、特点是非常近似的，这就给我们在文种的选择、掌握与具体运用上带来一些难度。为此，要准确地使用公文文种就不能不注意对近似文种的辨析。

1．命令（令）与决定

这两个文种均属指令性文件，具有较强的指挥权威，它的发布者一般是中、高级机关，都是下行文。

不同点主要是内容、作用不一样。命令（令）多用于发布重要法规和规章，而决定多用于对重大事项或者重大行动作出安排。在形式上，命令（令）多需公开发布，而决定有些是内部行文的。

2．公告与公报

这两个文种在“公”字上近似，均是党和国家用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的，是非常严肃、庄重的公文。不同点主要表现在：公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要；而公报的内容一般是比较详细、具体地报道某一重要会议或重要事项的内容。

3．公告、布告、通告

这三个文种相似在“告”字上，均属告知性文种，它们均可以通过报纸、电台、电视台或在社会上张贴等方式公开发布。不同点主要有：

（1）从使用者看。

公告的制发者主要是党和国家的高级管理机关；布告的发布者是国家各级行政机关和军事机关；通告则不然，党政军各级机关、部门及社会团体均可使用。

（2）从公布的内容看。

公告内容的重要性大于布告，更大于通告，是郑重宣布重大事件、重要事项或法定事项的；布告与通告则主要是用于发布应当遵守或周知的事项。

（3）从公布的范围看。

公告是面向国内外的，范围最广；布告是面向国内社会的；通告则主要是针对社会的某一方面，用于局部范围。

4．决定与决议

这两个文种近似在“决”字上，均属决策性文件，都是上级机关对某些重大问题的处理或对重要工作事项所作出的规定性的意见或措施、要求；决策出自于机关的首脑核心，并要求下级予以贯彻执行，故都是下行文。

它们的不同点主要表现在：决议的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的；而决定则不然，有的决定是经过会议集体讨论通过的，如《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》；也有的是由某一机关直接作出决定的，例如《中共天津市委关于表彰防治非典型性肺炎工作先进党组织和优秀共产党员的决定》。

5．通知与通报

这两个文种都有一个“通”字。“通”在这里是传达的意思。“知”和“报”字均含知道的意思，具体内容是直述情况与要求。所以，通知、通报均属告知性文件。按照理解的习惯，传达一般是自上而下的传递，所以是下行文。

其不同点表现在：通知的“通”字是用“知”字作补充，“知”的本意是知道，在这里引申为知道或办理。严格地讲通知是知照性文种，它的内容侧重于提出要求，明确界限；通报的“通”字是用“报”字作补充，“报”在这里的含义是陈述情况。严格地讲它是陈述性公文，内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步的要求（如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况性通报）；而通知必须有下一步工作的意见与要求，否则，就失去了作为通知文种存在的价值。还有，从内容上看，虽同属于一个内容的事情，同样都要求下级贯彻执行，如是刚刚发生的某一典型事例，则要用“通报”而不用“通知”；如是某一方面情况的综合，则应当用“通知”而不用“通报”。

6．批示与批复

这两个文种近似在一个“批”字上，即上级对下级公文表明意见，均属下行文。

关于它们的不同点，批复的“复”是答复的意思，显然事先有请示，否则，就谈不到答复。所以，批复是对下级的请示批注意见后答复下级的公文文种。批示的“示”是指点的意思，故“批”与“示”合在一起的意思是批注意见、加以指点。批注是在下级报上来的公文上书写的批语，有的是针对来文的下级批注意见（应告知来文单位）；也有的是转批给其他有关部门去办理的（没有必要告知来文单位），所以不同于批复。

根据上述介绍，对于批复与批示的不同点我们可以理解为：

（1）被批注意见的来文文种不同。

批复是针对下级上报的请示；批示所针对的来文则是下级没有肯定性要求予以答复的文种，如报告、总结、计划、调查报告、检讨报告等。

（2）行文方式不同。

批复的主送对象是报请单位，如对其他单位有参考价值，则可列为抄送；批示如具有普遍意义，可把原行文上报的单位与其他单位一并列为主送。

7．指示与批示

这两个文种近似在“示”字上，说明均是上级对下级工作具有指点作用的，故称指挥性公文。

不同点：指示是上级机关主动作出的，具有主动性；批示是对下级来文所作的批注，与指示相比处于被动状态。

8．函与便函

函这个字的本意是书信，是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务使用的，所以，函与便函在内容实质上是没有什么区别的。

它们的不同点表现在：“函”是党和国家机关的法定公文之一，是正式的、主要的文种，而便函不是文种，它是文件的一种形式，这是两者之间的最主要区别。正因如此，函在行文时必须具备法定公文的标印格式，而便函则没有。顾名思义，便函就是简便的书信，有抬头、正文、落款、日期即可。只有内容比较重要的便函，才有标题与发文字号。

9．通告与通知

这两个文种近似在“通”字上，说明都是用来传达上级机关的意图和要求的。但通告的“告”字在这里是普遍告知的意思，所以通告是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们并遵守；通知的“知”字与“告”字虽然都是告知的意思，但“知”与“告”相比，在这里具有特定告知的含义，有可能告知所属全部下级单位和人员，也可能告知部分下级单位和人员，要求它们知照办理，这就是两个文种的主要区别点。在具体使用上，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用“通告”；而在内部行文告知全部或部分下级单位办理某一事项，应使用“通知”，而不能用“通告”。

10．调查报告与工作报告

工作报告是下级写给上级，用来反映贯彻执行上级决策实施进展情况的，它偏重于事实的陈述；调查报告则是上级领导机关或业务主管部门派人到所属单位或地区通过调查以后写成的，它针对的是具有比较典型性的事情与具有一定普遍意义的问题，更偏重于对客观情况的分析研究与理性提炼。

11．调查报告与工作总结

调查报告往往是上级机关从全局出发选点，在进行深入调查的基础上写成的，一般采用第三人称表述，而且专题性较强，尤其强调突出重点，通常是集中一点，回答并解决一两个实际问题。而工作总结要求从全局出发，总结本机关或本单位的工作，目的在于回顾过去，总结经验教训，找出差距，分析原因，提出改进措施，以利再战，内容比较全面、系统，一般采用第一人称进行表述。

12．请示与报告

“报告”属于陈述性的上行文种。它与“请示”虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可作批示也可以不作批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示”这个文种；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时作出批示，但批示时使用的文种都是“批复”而不是“批示”。

13．报告与意见

“报告”与上行的“意见”，不仅在行文方向上完全一致，且内容也很相似，均含有陈述性的内容，有时在陈述情况的基础上均有相应的工作意见。但这两个文种之间也有一定的不同：“报告”侧重于汇报工作、反映情况，多数情况下不涉及今后具体的工作意见，也不要求上级作出批示，只有所反映的情况涉及工作中一些带有普遍性的问题时，往往顺势针对问题提出今后的解决办法，要求上级加以批转，这就是人们通常所说的“呈转性报告”。“意见”（上行的）虽然也要陈述情况，但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某一重要问题作出了分析与见解，而不像“报告”那样是对工作情况的综合与归纳，“意见”陈述情况的目的在于给意见的提出做出铺垫，所提的意见，不是要求上级给批示，就是请求上级加以批转，不像“报告”在多数情况下对上级没有批示或批转的请求。

14．请示与意见

“请示”与上行的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题，或给予批准、或给予指示、或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着同一性。但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级做出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，即人们通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持，这就是人们通常所说的“软件”。

15．公务演讲词与大会工作报告

公务演讲词不同于大会工作报告。前者往往是讲演者就某个问题发表意见、提出看法和主张，表明观点和态度，更多地包含着个人的情感；而后者则往往是代表机关的意志，总结、部署一项或一个时期的工作，是经集体审议通过的，一经下发，就具有指示性质或行政约束力。此外，公务讲演词也不同于个人讲演词和学术讲演词，无论是在使用主体还是在写作要求方面都独具特性。公务讲演词代表着一个机关或组织，必须体现党和国家的意志；而个人演讲词和学术演讲词代表的是讲演者个人的见解和主张，即通常所说的“文责自负”。